Корпоративный майнд-менеджмент, или как создавать живые правила игры

Что такое майнд-менеджмент?

Майнд-менеджмент - это технология представления сложной информации в наглядном и понятном виде.

Потоки информации становятся все интенсивнее, и теперь запомнить про важную задачу с  помощью обычных стикеров и ежедневника становится все сложнее. Риск потерять  информацию или забыть ее вызывает стресс, который сильно снижает эффективность работы. Настало время произвести революцию в своих навыках управления информацией!

Ведь обычно информация представляется в виде множества слов и цифр с минимальными  визуальными связями. Иногда приходиться получать информацию, из которой очень  сложно  сформировать понимание, например, как в отчете ниже. Попробуйте измерить  время, которое у  вас уйдет на понимание смысла этого отчета.

Клиенты недовольны системой отчетности по показателям продаж и  складских запасов (Цит. по Барбаре Минто с.?:

Отчеты составляются недостаточно часто.

Данные по складским запасам недостоверны.

Данные по складским запасам поступают с опозданием.

Данные по складским запасам невозможно сопоставить с данными о продажах.

Клиенты хотят, чтобы форма отчетов была улучшена.

Клиенты не хотят видеть в отчетах бесполезные сведения.

Клиенты хотят, чтобы вся отчетная информация была представлена в  одном формате,  без разделения на более важную и менее важную.

Клиенты хотят уменьшить количество собственных расчетов.

Но есть способ существенно повысить эффективность информационной работы - технологии  майнд-менеджмента, о которых пойдет речь в этой статье.

Основные принципы майнд-менеджмента

Как должна быть представлена информация, чтобы соответствовать требованиям майнд-менеджмента? На рис.1 приведен один из вариантов ответа на этот вопрос.

Рис.1. Пример структурированной информации в соответствии с правилами майнд-менеджмента.

Сколько времени у вас ушло на понимание отчета, представленного уже в таком виде? Именно во столько раз можно повысить эффективность своей информационной работы с помощью технологий майнд-менеджмента!

В основе наших наработок лежат фундаментальные принципы работы человеческого мозга: принцип лево- и правополушарного мышления и принцип ассоциативного мышления. С ними вы можете более подробно познакомиться в книге "Майнд- менеджмент". В этой же статье, для того, чтобы понять эти принципы, вам достаточно ответить на вопрос, кто такой  сообразительный человек? Это человек, который умеет строить в своей голове правильные образы на основе получаемой им информации. А несообразительным мы называем человека, который строит неправильные образы или вообще не может их построить. Правда, дело может быть не в человеке, а в том, как представлена информация, на основе которой предлагается строить образы (вспомнили школу?).

Вся поступающая информация воспринимается и храниться нами в виде образов. Если на основе информации нам не удается построить образ, то такая информация хранится нашей памятью недолго. Если же мы сформировали в своей голове образ, то можно говорить о понимании информации. Такая информация запоминается надолго, она используется для анализа и дальнейших умозаключений.

На данный момент максимальное количество возможностей нашего мозга включается при представлении информации в виде интеллект-карты. А для управления электронной информацией одной из лучших программ является Mind Manager. Эти технологии за 30 лет с момента их открытия стали применяться во многих областях менеджмента

Где применяется майнд-менеджмент?

Сейчас работать с информацией приходиться всем. Топ-менеджеры выполняют все больше и больше функций. Практически все пишут письма и коммерческие предложения, составляют и проводят презентации, управляют проектами, делегируют задачи, долгосрочно планируют и т.д. Все это можно отнести к случаям работы с информацией, и, соответственно, везде можно добиться существенного роста эффективности работы с помощью технологий майнд-менеджмента! (см.рис.2.)

Рис.2. Области применения майнд-менеджмента

Далее мы узнаем, как с помощью технологий майнд-менеджмента можно создавать живые правила игры.

Как создавать живые правила игры

Многие российские организации можно отнести к двум интересным типам:

Недостаток формализованных правил игры. Обычно это предпринимательские организации, управляющиеся "по понятиям", т.е. сотрудники сами должны понимать, что и когда делать. Часто это приводит к чрезмерному ручному управлению, усложняет адаптацию новых сотрудников, делает невозможным масштабирование бизнеса, перегружает ключевых руководителей

Переизбыток правил игры. Обычно это средние и большие организации с большой историей, управляющиеся сразу по двум параллельным системам:

- как прописано в многочисленных положениях, инструкциях, регламентах, нормативных актах, служебных записках, приказах и др.

- как приказывает вышестоящее руководство

В перечисленных типах организаций является слабым самый главный базис управления - умение, понимание и готовность сотрудников играть по правилам. Как создать живые правила игры? Как привить сотрудникам культуру создания и работы по эффективным правилам, которые минимизируют непроизводственные потери времени и позволяют достигать максимального результата?

Для этого мы немного адаптируем знаменитый цикл Деминга, приспособив его для российских условий "бездорожья и разгильдяйства":

Рис.3. Адаптированный для России цикл Деминга

Разберем каждый пункт более подробно.

1. Все создают правила игры

Часто правила игры в организациях не работают из-за неэффективного внедрения. Расписаться в новом регламенте всем сотрудникам - на этом внедрение часто заканчивается. Редко когда сотрудники вовлекаются в процесс разработки правил игры, что еще сильнее увеличивает сопротивление.

Именно из-за неэффективного создания и внедрения правил игры в организациях формируется неуважение к регламентам и методикам. Как с этим справиться?

Применять майнд-менеджмент! Вот пример коллективной работы, когда в ходе сессии формирования правил игры в организации удалось сформировать единую, понятную всем схему работы:

Рис.4 Все вместе формируем правила игры

Включение всех ключевых сотрудников в процесс анализа работоспособности и формирования живых правил игры позволяет сделать всех соучастниками, что серьёзно уменьшает сопротивление при внедрении.

Вот отзыв одного из Клиентов:

«Честно говоря, в начале я сомневалась, что сложные системные проблемы в нашей организации решаются так просто. Всего несколько фасилитационных сессий, проведенных консультантами компании «Правила Игры», и два месяца спокойной и спланированной работы – и мы получили понятную и наглядную систему управления, с помощью которой теперь каждый сотрудник понимает свои полномочия и ответственность, свою роль в достижении целей организации, и каждый час своего времени тратит осознанно – на самое главное. Мы стали гораздо спокойнее и сосредоточеннее работать, значительно больше успевать, меньше времени тратить на «ручное управление» и форс-мажоры, которые, как оказалось, большей частью сами же себе и создавали».

Опенышева Светлана Владимировна,

Заместитель Председателя Правительства Ульяновской области – Министр информационных технологий Ульяновской области

2. Все играют по единым правилам игры

Если "все" создавали правила игры, то для поддержания системы крайне важно их соблюдение всеми. Это уже не столько вопрос майнд-менеджмента, сколько вопрос лидерства и положительного примера своим сотрудникам. На уровне культуры у нас до сих пор действует написанная традиция, что в России "законы пишутся для подданных, а не для начальства" (А. Бенкендорф). Но с системной точки зрения такой подход всегда дойдет до самого низа, и клерк будет относиться к Клиенту точно так, как его руководитель относится к нему.

Когда на сессиях мы представляем правила игры в виде схемы, то всегда договариваемся о правилах игры как для руководителей, так и для сотрудников, которые потом должны выполняться. Вот пример процесса регистрации юридического лица одной из Компании. В одном из пунктов руководитель обязался реагировать на случаи форс-мажора и разбирать их лично в течение суток. Выполнение руководителем этого правила в будущем позволило продемонстрировать всем сотрудникам важность быстрого реагирования на запросы Клиентов. Качество обслуживания быстро выросло:

Рис.5. Совместно сформированная схема регистрации юридического лица

Если все начинают играть по понятным правилам игры, то мы получаем возможность существенно облегчить такие управленческие функции, как "Контроль", "Аудит" и "Улучшение" правил игры.

3. Все контролируют правила игры

Что произойдет, если кто-то выбросит мусор на газон и другой человек это увидит? Если мы в России, то скорее всего ничего. А если мы в Германии или, скажем, Японии - то с высокой долей вероятности будет сделано замечание, или вызвана полиция. Поэтому мало кто мусорит.

Правило начинает работать тогда, когда его контролируют все сотрудники. "У нас так не принято" - скажет каждый сотрудник, увидев нарушение правила в сильной организации. А в слабой организации он скажет: "Повезло тебе, что начальник не видел".

Внедряя правила игры, не только подключайте всех сотрудников и показывайте личный пример, но распространите эти правила везде, где только можно. Сделайте их доступными. Вот пример карты целей, которые висят в каждом кабинете организации:

Рис.6. Карта целей и проектов на 3 года планирования организации

Когда все принимают участие в контроле правил игры, становится совсем просто решить одну из самых сложных задач управления - привлечь всех сотрудников к процессу постоянного улучшения правил игры (Кайдзен).

4. Все улучшают правила игры

Куда проще всего внести изменение - в регламент из ста страниц или в схему? Ответ очевиден.

 Наглядная система правил игры позволяет руководителям оперировать схемами, ведь именно так видит информацию наш головной мозг. Внося изменение в схему работы, это можно тут же отобразить в карте и объяснить всем сотрудникам необходимость этого изменения.

Например, вот карта проекта, составленная Mind Manager. Эта карта лежит в общем доступе, и каждый может ее посмотреть. Регулярно проводятся совещания, по итогам которых в режиме онлайн вносятся коррективы в мероприятия запланированного проекта.

Рис.7. Карта управления проектом, составленная в карте Mind Manager

Современные средства хранения информации позволяют всем сотрудникам иметь доступ к единой карте, предлагать улучшения, которые регулярно рассматриваются и внедряются в жизни владельцами процессов и функций, а так же руководителями проектов.

Создавайте живые правила игры!

Суть понятия "управленец" заключается в том, чтобы создавать правила игры, которые работают и позволяют управленцу переходить на новые горизонты развития организации. Пока текущие правила игры управляются в ручном режиме, сложно стремительно развиваться.

Вы можете с помощью майнд-менеджмента серьёзно увеличить свои навыки как управленца!

Для этого Вы можете прочитать книгу Сергея Бехтерева "Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач". Так же Вы можете прислать на наш адрес info@rulesplay.ru письмо с темой "Корпоративный майнд-менеджмент", и мы пришлем Вам свои авторские статьи об основных принципах создания и внедрения живых правил игры с помощью майнд-менеджмента.

Выигрывайте по правилам!